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Cas d’usage · Production · Vérification de documents

DocumentFlow dans la vérification de documents

Le site en Turquie d’un fabricant international de câbles. Un PoC pour l’accès des sous-traitants et des visiteurs.

13types de documents, chacun avec son propre jeu de règles
e-DevletVérification par QR code et code-barres
PoCen environnement de production avec des documents réels
5 mindocuments en attente vérifiés automatiquement
Problème

Les problèmes auxquels l’organisation fait face

  1. À l’entrée des sous-traitants et des visiteurs, différents documents étaient collectés pour chaque personne : déclaration SGK (sécurité sociale), extrait de casier judiciaire, certificat médical, contrôle technique du véhicule, etc.
  2. La validité, l’ancienneté des documents et les durées de formation étaient contrôlées une à une, à la main, par l’équipe HSE.
  3. Pour les documents sensibles, l’auteur de la décision et le motif de l’approbation n’étaient pas conservés dans un enregistrement unique.
Solution

Comment le problème a été résolu avec Butterfly

Les règles de l'équipe HSE ont été définies dans Butterfly comme types de documents. Le système récupère les documents en attente toutes les cinq minutes et effectue le contrôle automatique selon leur type : les documents e-Devlet à code-barres sont vérifiés auprès du service officiel par lecture du QR code, et les documents tels que les contrôles techniques de véhicules sont vérifiés via l'adresse du rapport dans le système externe. Les documents qui exigent une validation humaine selon les règles sont placés dans la file d'examen DocumentFlow ; la décision d'approbation ou de rejet est réécrite automatiquement dans Butterfly.

  • 13 types de documents : méthode de vérification, ancienneté maximale du document, durée minimale de formation, obligation d’examen
  • Vérification e-Devlet par QR code et code-barres, contrôle dans un système externe
  • Validation humaine obligatoire pour les documents sensibles
  • Décision, décideur et note dans un seul enregistrement
Résultat

Mesuré sur le terrain.

5 mincycle de vérification automatique
13types de documents définis avec des jeux de règles
4/4test de bout en bout en production réussi

Pour des raisons de confidentialité, le nom du client n’est pas communiqué. Les chiffres proviennent des données de l’organisation.

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