Copies et versions
Des copies du même document se trouvent à différents endroits ; on ne sait pas laquelle est l’original.
Vos documents sont lus et classés,
puis archivés après validation.
Traitement intelligent des documents et gestion documentaire d’entreprise.
DocumentFlow lit les documents de vos sources de fichiers, les classe par type, extrait les métadonnées propres à chaque type et repère les copies strictement identiques. Les documents sont vérifiés selon des règles définies par type, avec si nécessaire un contrôle du QR code e-Devlet et des contrôles par systèmes externes. Les documents suspects ou sensibles sont dirigés vers une file de relecture ; seuls les documents conformes à votre règle sont publiés dans l’archive cible.
SharePoint et sources de fichiersVérification e-Devlet et fondée sur des règlesDétection des copiesValidation humaine et trace de décision
TousEn relecturePrêt à publierCopies
| Document | Type | Bibliothèque | Statut |
|---|---|---|---|
| Contrat de service | Contrat | Juridique | Prêt à publier |
| Correspondance fournisseur | Correspondance | Achats | En relecture |
| Rapport d’évaluation technique | Rapport | Projet | Prêt à publier |
| Contrat de service (copie) | Contrat | Juridique | Copie |
| Projet de contrat | Contrat | Juridique | Non signé |
1Source lueDocument récupéré dans le dossier source
2Type identifiéContrat, bibliothèque juridique
3Métadonnées extraitesParties, date du document, objet
4Contrôle des copiesEmpreinte du contenu comparée
5Signature et versionVersion signée et définitive
DÉCISIONPublier dans l’archiveConforme à la règle de publication
Score de confiance
Documents · Documents répartis par type, bibliothèque et statutÉcran DocumentFlow représentatif · données d’exemple
ProblèmeQuel document est l’original,
Quel document est l’original,
lequel est une copie ?
Au fil des années, les documents s’accumulent dans différents dossiers et espaces partagés. Plusieurs copies du même contrat, des ébauches et des versions finales coexistent. Décider quel document doit entrer dans l’archive oblige à ouvrir et lire les documents un par un.
Classement manuel
Pour déterminer le type et les métadonnées d’un document, il faut ouvrir et lire chaque document.
Archive non maîtrisée
Si des ébauches ou des versions non signées se glissent dans l’archive, la confiance dans l’archive diminue.
Comment cela fonctionne-t-il ?De la source à l’archive
De la source à l’archive
en quatre étapes.
DocumentFlow propose sous forme de produit la capacité de traitement intelligent des documents (IDP) de Butterfly : il lit le document, détermine sa nature, extrait les informations nécessaires et décide selon la règle s’il doit être archivé.
- 1
Connectez-vous à la source
Les documents de votre SharePoint ou de votre source de fichiers sont lus ; lors des synchronisations suivantes, seuls les documents modifiés sont traités.
- 2
Classez
Chaque document est réparti selon son type et sa bibliothèque ; les champs de métadonnées définis pour ce type sont renseignés.
- 3
Vérifiez et relisez
Le document est vérifié selon les règles de son type : contrôle du QR code et du code-barres e-Devlet, contrôle par système externe, ancienneté maximale du document. Les copies sont reliées au document original ; les documents suspects ou sensibles sont dirigés vers la file de relecture et la décision prise est réécrite dans Butterfly.
- 4
Publiez dans l’archive
Seuls les documents conformes à la règle de publication (par ex. signés et définitifs) sont envoyés à l’archive cible.
Retours d’expérienceLes documents d’accès des sous-traitants
Les documents d’accès des sous-traitants
vérifiés toutes les 5 minutes.
Dans l’usine en Turquie d’un fabricant international de câbles, une PoC a été mise en place pour vérifier automatiquement les documents d’accès des sous-traitants et des visiteurs, puis testée en production avec des documents réels.
Lire le cas d'usage- 13 types de documents, chacun avec ses propres règlesLes règles de l’équipe HSE ont été définies sous forme de types de documents : méthode de vérification, ancienneté maximale du document, obligation de relecture.
- Vérification e-Devlet et par système externeLa déclaration d’embauche SGK a été vérifiée via e-Devlet par lecture du QR code, sans intervention humaine.
- Validation humaine pour les documents sensiblesLes types comme l’extrait de casier judiciaire ont été dirigés, conformément à la règle, vers la file de relecture de DocumentFlow.
- La décision a été réécrite dans ButterflyApprobation ou rejet : la décision a été enregistrée avec son auteur et la note. Les quatre tests de bout en bout en conditions réelles ont réussi.
Règle de publicationSeuls les documents conformes à la règle
Seuls les documents conformes à la règle
sont archivés.
La décision est enregistrée étape par étape pour chaque document. La personne qui relit voit, avec le document, quel indice a conduit à quel résultat et le score de confiance de la décision ; dans les cas incertains, le dernier mot revient à l’humain.
Documents archivés
- Ceux qui respectent la règle de publication définie par l’organisation (par ex. version signée et définitive)
- Le seul document marqué comme original parmi des copies strictement identiques
Documents non archivés
- Ébauches et versions non signées
- Copies du document original ; elles sont reliées à l’original
- Documents suspects dont la relecture n’est pas terminée
CapacitésTout ce qu’il faut
Tout ce qu’il faut
pour le traitement des documents.
Synchronisation incrémentaleAprès l’analyse initiale, seuls les documents modifiés sont retraités ; une analyse complète est effectuée si nécessaire.
Classement par type et par bibliothèqueLes documents sont répartis selon la structure de bibliothèques de l’organisation ; le classement peut être corrigé depuis l’écran de relecture.
Métadonnées par typeChaque type de document dispose de son propre jeu de champs ; les champs sont configurés en date, liste ou texte selon le type.
Détection des copiesLes copies strictement identiques sont détectées par l’empreinte du contenu et reliées au document original.
Vérification du certificatLes documents sont vérifiés automatiquement par contrôle du QR code et du code-barres e-Devlet, contrôle par système externe et règles propres à chaque type ; les types sensibles sont soumis à validation humaine.
Accès selon les droitsL’accès aux documents est accordé selon le modèle de droits de Butterfly ; les documents fonctionnent en intégration avec les processus.
Pour quelles équipes ?Les équipes qui ont beaucoup de documents
Les équipes qui ont beaucoup de documents
et des archives critiques.
Équipes juridiques et contrats
Conseil juridique, gestion des contratsPourquoi ? ↻Pourquoi ?
S’il n’est pas clair quelle version d’un contrat est en vigueur, une recherche dans l’archive n’inspire pas confiance.
À quoi sert-ilFaire entrer dans l’archive les contrats signés et définitifs avec les bonnes métadonnées, et en exclure les ébauches.
Conseil juridique, gestion des contratsQualité et contrôle documentaire
Assurance qualité, contrôle documentairePourquoi ? ↻Pourquoi ?
Lors d’un audit, il faut pouvoir démontrer pourquoi un document se trouve dans cette bibliothèque.
À quoi sert-ilClasser les documents maîtrisés par type et rendre chaque décision traçable avec sa justification.
Assurance qualité, contrôle documentaireGestion des archives et des enregistrements
Archives de l’entreprise, gestion de l’informationPourquoi ? ↻Pourquoi ?
Migrer une archive sans éliminer les copies transfère le problème dans la nouvelle archive.
À quoi sert-ilLes documents de dossiers dispersés sont débarrassés des doublons et transférés dans une seule archive organisée.
Archives de l’entreprise, gestion de l’information
Confiance et contrôleLe dernier mot
Le dernier mot
revient à l’humain.
DocumentFlow ne prend pas de décision seul dans les cas incertains. Les décisions sont enregistrées avec leur justification, les documents s’ouvrent selon les droits d’accès et seuls les documents conformes à la règle sont archivés.
Contrôle
- File de relecture pour les documents suspects
- Approbation, rejet et reclassement
- Trace de décision étape par étape et score de confiance
- La règle de publication est définie par l’organisation
Platform
- Gestion documentaire d’entreprise sur Butterfly
- Contrôle d’accès selon les droits
- Le flux documentaire se connecte à vos propres processus via App Builder et No-Code API Builder
- Peut être installé sur site
Test des besoins
DocumentFlow et votre flux documentaire : quelle adéquation ?
8 questions, deux minutes. Découvrez ensuite le bilan d’adéquation de DocumentFlow à votre flux documentaire et ses raisons.
- Volume de documents
- Classement
- Contrôle de l’archive
- Audit
Questions fréquentesDocumentFlow en
DocumentFlow en
quelques réponses courtes.
À partir de quelles sources DocumentFlow lit-il les documents ?
Il lit les documents depuis SharePoint et les sources de fichiers. Après l’analyse initiale, seuls les documents modifiés sont retraités.
Comment les types de documents sont-ils déterminés ?
Chaque document est classé selon son type et sa bibliothèque. Les cas incertains sont dirigés vers la file de relecture, où un utilisateur confirme ou modifie le classement.
Comment les copies sont-elles détectées ?
L’empreinte du contenu du document est comparée. Les documents strictement identiques sont regroupés et une seule copie originale est marquée pour le groupe.
Quels documents sont archivés ?
Uniquement les documents conformes à la règle de publication définie par l’organisation, par exemple les versions signées et définitives. Les ébauches, les versions non signées et les copies ne sont pas envoyées à l’archive.
Pouvons-nous voir la raison d’une décision ?
Oui. La décision est enregistrée étape par étape pour chaque document ; l’indice qui a conduit à chaque résultat et le score de confiance de la décision sont visibles avec le document.
La validité des documents peut-elle être vérifiée ?
Oui. Une méthode de vérification est définie pour chaque type de document : les documents e-Devlet avec code-barres sont contrôlés auprès du service officiel par lecture du QR code, les documents comportant une adresse de rapport sont contrôlés dans le système externe. Les types qui exigent une validation humaine selon la règle sont dirigés vers la file de relecture.
Peut-il être déployé sur site ?
Oui. DocumentFlow fonctionne sur la plateforme Butterfly et peut être installé sur site ; l’accès est accordé selon le modèle de droits de Butterfly.