Gestion des opérations et des équipements
Planifiez et suivez la maintenance, les pannes et les ordres de travail par équipement.
Solution
Processus finance et achats
Les processus finance et achats sont les flux validés qui font circuler l’argent et les marchandises : de la demande d’achat à la commande, de la réception au prélèvement en stock, de la note de frais à l’envoi de l’ordre de paiement à la banque par signature électronique.
Les organisations qui font confiance à Butterfly
Aujourd’hui
Avec Butterfly
L'ordre est généré à partir du fichier de paiement de l'ERP et passe par une signature électronique qualifiée à deux niveaux ; aucun envoi à la banque n'a lieu avant la seconde signature. Le signataire ne voit que le bordereau et le montant total, le détail des lignes reste masqué.
RésultatAucun paiement non autorisé ou à signature incomplète ne sort ; chaque signature est enregistrée avec son auteur et sa date.Le flux demande → validation du département → pool achats → offre fournisseur → comparaison → seconde validation → commande dans l'ERP se déroule dans un seul enregistrement ; le motif de refus ou de révision est obligatoire.
RésultatAucune commande n’est créée sans seconde validation ; le motif d’un refus est toujours connu.Le salarié télécharge le justificatif depuis son téléphone, le document est lu, la note de frais passe par une validation basée sur les rôles (une étape ou en parallèle) et elle est enregistrée dans l'ERP après validation de la comptabilité.
RésultatFini les échanges de papier et d’e-mails ; la validation peut se faire sur mobile.La planification quotidienne des besoins génère des propositions de commande ; alerte de double saisie à la réception, coûts en FIFO, prélèvement en stock limité au centre de coûts de l’utilisateur.
RésultatStocks et coûts restent cohérents ; la discipline des centres de coûts est garantie par le système.Les règles métier sont conservées sous forme de données, pas de code ; des valeurs comme la tolérance se modifient à l’écran et le résultat est mis à jour immédiatement.
RésultatLe métier modifie les règles financières sans attendre la file de l’IT.Le processus de bout en bout
Un seul flux, 6 étapes.
Chaque étape avance sur le même enregistrement ; qui a fait quoi et quand est visible à tout moment.
ButterflyProcessus finance et achatsEnregistrementExemple d’enregistrement · #2048
Étape 1 / 6À cette étape · 1 / 6
Demande
ouverture d’une demande d’achat ou de note de frais (champs obligatoires, contrôle des doublons)
À cette étape · 2 / 6
Validation
validation hiérarchique selon le département et le seuil de montant (une étape ou en parallèle)
À cette étape · 3 / 6
Offres et comparaison
les offres des fournisseurs sont recueillies, la meilleure offre passe en seconde validation
À cette étape · 4 / 6
Commande et réception
commande dans l'ERP, réception sur bon de livraison/facture, mise à jour des stocks et des coûts
À cette étape · 5 / 6
Ordre de paiement
génération de l’ordre et du bordereau à partir du fichier de paiement ERP, signature électronique à deux niveaux
À cette étape · 6 / 6
Envoi à la banque et confirmation
envoi à la banque après signature, clôture avec avis d’opéré/confirmation
Composants
Cette solution repose sur les éléments suivants de la plateforme.
Butterfly exécute ces flux sans remplacer l'ERP, au-dessus de celui-ci, avec règles de validation, droits d'accès et piste d'audit.
Retours d’expérience
Sur le terrain, des résultats mesurés.
Chiffres issus de l’utilisation de cette solution sur le terrain. Les noms des clients ne sont pas communiqués pour des raisons de confidentialité.
6 000 collaborateursle paiement des salaires est validé par double signature électronique et transmis à la banqueproduction
En directflux achats et stocks des fournitures indirectes (planification des besoins, réception, coût FIFO, prélèvement, inventaire) en productionproduction
Questions fréquentes
À propos des processus finance et achats en quelques réponses.
La signature électronique apposée via la plateforme a-t-elle une valeur légale ?
Oui ; une signature électronique qualifiée est apposée en intégration avec des infrastructures de signature électronique accréditées. La signature est apposée avec la carte à puce ou le token de l'utilisateur sur son propre ordinateur ; la clé privée et le PIN n'atteignent jamais le serveur.
Pouvons-nous valider les achats depuis un mobile ?
Oui ; les écrans de validation sont adaptés au mobile et les notes de frais peuvent être validées depuis un téléphone. Si nécessaire, une application mobile native pour iOS et Android peut aussi être développée.
Butterfly remplace-t-il notre ERP ?
Non ; l'ERP reste en place en tant que système d'enregistrement. Butterfly gère le circuit de validation, les règles métier et la visibilité au-dessus de l'ERP ; il peut écrire dans l'ERP les commandes, factures ou paiements.
Notre hiérarchie de validation est complexe ; peut-on définir un seuil de montant ou une validation parallèle ?
Oui ; les validations sont gérées par une machine à états. Il est possible de définir une validation en une étape, une validation parallèle par plusieurs personnes ou une validation de la direction pour les demandes dépassant un seuil de montant ; le motif de refus ou de révision peut être rendu obligatoire.