Dublikatlar və versiyalar
Eyni sənədin dublikatları müxtəlif yerlərdə saxlanılır; hansının əsl olduğu bəlli deyil.
Sənədləriniz oxunur, təsnif edilir,
təsdiqdən sonra arxivə göndərilir.
Ağıllı sənəd emalı və korporativ sənəd idarəetməsi.
DocumentFlow fayl mənbələrinizdəki sənədləri oxuyur, növünə görə təsnif edir, növə görə metaməlumatları çıxarır və tam dublikatları tapır. Sənədlər növünə görə müəyyən edilmiş qaydalarla, lazım olduqda e-Devlet QR sorğusu və xarici sistem yoxlamaları ilə yoxlanılır. Şübhəli və ya həssas sənədlər baxış növbəsinə düşür; yalnız qaydanıza uyğun sənədlər hədəf arxivdə dərc olunur.
SharePoint və fayl mənbələrie-Devlet və qaydaya əsaslanan yoxlamaDublikatların aşkarlanmasıİnsan təsdiqi və qərar izi
HamısıBaxışdadırDərcə hazırdırDublikatlar
| Sənəd | Növ | Kitabxana | Status |
|---|---|---|---|
| Xidmət müqaviləsi | Müqavilə | Hüquq | Dərcə hazırdır |
| Təchizatçı yazışması | Yazışma | Satınalma | Baxışdadır |
| Texniki qiymətləndirmə hesabatı | Hesabat | Layihə | Dərcə hazırdır |
| Xidmət müqaviləsi (dublikat) | Müqavilə | Hüquq | Dublikat |
| Müqavilə layihəsi | Müqavilə | Hüquq | İmzalanmayıb |
1Mənbə oxunduSənəd mənbə qovluqdan götürüldü
2Növ müəyyən edildiMüqavilə, hüquq kitabxanası
3Metaməlumatlar çıxarıldıTərəflər, sənədin tarixi, mövzu
4Dublikat yoxlamasıMəzmun xülasəsi müqayisə edildi
5İmza və versiyaİmzalanmış, yekun versiya
QƏRARArxivdə dərc etDərc qaydasına uyğundur
Etibarlılıq balı
Sənədlər · Növə, kitabxanaya və statusa görə ayrılmış sənədlərNümunəvi DocumentFlow ekranı · nümunə məlumatlar
ProblemHansı sənəd əsasdır,
Hansı sənəd əsasdır,
hansı dublikatdır?
Sənədlər illər ərzində müxtəlif qovluqlarda və paylaşım sahələrində toplanır. Eyni müqavilənin bir neçə nüsxəsi, layihə və yekun versiyaları yan-yana saxlanılır. Hansı sənədin arxivə daxil olmalı olduğuna qərar vermək sənədləri tək-tək açıb oxumağı tələb edir.
Əl ilə təsnifat
Sənədin növünü və metaməlumatlarını müəyyən etmək üçün hər sənədi açıb oxumaq lazımdır.
Nəzarətsiz arxiv
Layihə və ya imzalanmamış versiyalar arxivə qarışarsa, arxivə etimad azalır.
Necə işləyir?Mənbədən arxivə
Mənbədən arxivə
dörd addım.
DocumentFlow Butterfly'ın ağıllı sənəd emalı (IDP) imkanını məhsul kimi təqdim edir: sənədi oxuyur, nə olduğunu müəyyən edir, lazımi məlumatı çıxarır və arxivə gedib-getməyəcəyinə qaydaya görə qərar verir.
- 1
Mənbəyə qoşulun
SharePoint və ya fayl mənbəyinizdəki sənədlər oxunur; sonrakı sinxronizasiyalarda yalnız dəyişən sənədlər emal olunur.
- 2
Təsnif edin
Hər sənəd növünə və kitabxanasına görə ayrılır; növə görə müəyyən edilmiş metaməlumat sahələri doldurulur.
- 3
Yoxlayın və nəzərdən keçirin
Sənəd öz növünün qaydalar dəsti ilə yoxlanılır: e-Devlet QR və barkod sorğusu, xarici sistem yoxlaması, sənədin maksimal yaşı. Dublikatlar əsas sənədə bağlanır; şübhəli və ya həssas sənədlər baxış növbəsinə düşür və verilən qərar Butterfly'a geri yazılır.
- 4
Arxivdə dərc edin
Yalnız dərc qaydasına uyğun sənədlər (məs., imzalanmış və yekun) hədəf arxivə göndərilir.
TəcrübədənPodratçı girişində sənədlər
Podratçı girişində sənədlər
5 dəqiqədən bir yoxlanılır.
Beynəlxalq kabel istehsalçısının Türkiyədəki müəssisəsində podratçı və ziyarətçi giriş sənədlərinin avtomatik yoxlanılması üçün PoC quruldu və canlı mühitdə real sənədlərlə sınaqdan keçirildi.
İstifadə ssenarisini oxuyun- 13 sənəd növü, hər biri öz qaydalar dəsti iləHSE komandasının qaydaları sənəd növü kimi müəyyən edildi: yoxlama metodu, sənədin maksimal yaşı, baxış məcburiyyəti.
- e-Devlet və xarici sistem yoxlamasıSGK işə qəbul bəyannaməsi insan müdaxiləsi olmadan QR oxunaraq e-Devlet vasitəsilə yoxlanıldı.
- Həssas sənədlərdə insan təsdiqiMəhkumluq arayışı kimi növlər qaydaya görə DocumentFlow baxış növbəsinə düşdü.
- Qərar Butterfly'a geri yazıldıTəsdiq və ya rədd qərarı verən şəxs və qeyd ilə birlikdə qeydə alındı. Canlı başdan sona testlərin dördü də uğurlu oldu.
Dərc qaydasıArxivə yalnız
Arxivə yalnız
qaydaya uyğun sənədlər göndərilir.
Hər sənəd üçün qərar addım-addım qeydə alınır. Baxış keçirən şəxs hansı əlamətin hansı nəticəyə gətirdiyini və qərarın etibarlılıq balını sənədlə birlikdə görür; qeyri-müəyyən hallarda son söz insana məxsusdur.
Arxivə göndərilən sənədlər
- Təşkilatın müəyyən etdiyi dərc qaydasına uyğun olanlar (məs., imzalanmış və yekun versiya)
- Tam dublikatlar arasında əsas kimi işarələnən yeganə sənəd
Arxivə göndərilməyən sənədlər
- Layihələr və imzalanmamış versiyalar
- Əsas sənədin dublikatları; onlar əsas sənədə bağlanır
- Baxışı tamamlanmamış şübhəli sənədlər
İmkanlarSənəd emalı üçün
Sənəd emalı üçün
lazım olan hər şey.
İnkremental sinxronizasiyaİlk skandan sonra yalnız dəyişən sənədlər yenidən emal olunur; lazım olduqda tam skan aparılır.
Növ və kitabxana təsnifatıSənədlər təşkilatın kitabxana strukturuna görə ayrılır; təsnifat baxış ekranından düzəldilə bilər.
Növə görə metaməlumatlarHər sənəd növü üçün öz sahələr dəsti müəyyən edilir; sahələr növünə görə tarix, siyahı və ya mətn kimi tənzimlənir.
Dublikatların aşkarlanmasıMəzmun xülasəsi ilə tam dublikatlar tapılır; dublikatlar əsas sənədə bağlanır.
Sertifikatın yoxlanılmasıe-Devlet QR və barkod sorğusu, xarici sistem yoxlaması və növə əsaslanan qaydalar dəsti ilə sənədlər avtomatik yoxlanılır; həssas növlər insan təsdiqinə göndərilir.
İcazəyə əsaslanan girişSənədlərə giriş Butterfly'ın icazə modelinə görə verilir; sənədlər proseslərlə inteqrasiyalı işləyir.
Hansı komandalar üçün?Sənədləri çox,
Sənədləri çox,
arxivi kritik olan komandalar.
Hüquq və müqavilə komandaları
Hüquq məsləhətçiliyi, müqavilələrin idarə edilməsiNiyə? ↻Niyə?
Müqavilənin hansı versiyasının qüvvədə olduğu bəlli deyilsə, arxivdə axtarış etimad yaratmır.
Nəyə yarayırİmzalanmış və yekun müqavilələrin arxivə düzgün metaməlumatlarla daxil olması, layihələrin kənarda qalması.
Hüquq məsləhətçiliyi, müqavilələrin idarə edilməsiKeyfiyyət və sənədlərə nəzarət
Keyfiyyətin təminatı, sənədlərə nəzarətNiyə? ↻Niyə?
Auditdə sənədin nə üçün həmin kitabxanada olduğunu göstərə bilmək lazımdır.
Nəyə yarayırNəzarət olunan sənədlərin növünə görə təsnifatı və hər qərarın əsaslandırma ilə izlənilə bilməsi.
Keyfiyyətin təminatı, sənədlərə nəzarətArxiv və qeydlərin idarə edilməsi
Korporativ arxiv, biliklərin idarə edilməsiNiyə? ↻Niyə?
Dublikatlar ayrılmadan aparılan arxiv köçürməsi problemi yeni arxivə daşıyır.
Nəyə yarayırDağınıq qovluqlardakı sənədlərin dublikatlardan təmizlənərək vahid nizamlı arxivə köçürülməsi.
Korporativ arxiv, biliklərin idarə edilməsi
Etimad və nəzarətSon söz
Son söz
insana məxsusdur.
DocumentFlow qeyri-müəyyən hallarda özbaşına qərar vermir. Qərarlar əsaslandırma ilə qeydə alınır, sənədlər icazəyə görə açılır və arxivə yalnız qaydaya uyğun sənədlər göndərilir.
Nəzarət
- Şübhəli sənədlər üçün baxış növbəsi
- Təsdiq, rədd və yenidən təsnifat
- Addım-addım qərar izi və etibarlılıq balı
- Dərc qaydasını təşkilat müəyyən edir
Platform
- Korporativ sənəd idarəetməsi Butterfly üzərində
- İcazəyə əsaslanan girişə nəzarət
- Sənəd axını App Builder və No-Code API Builder ilə öz proseslərinizə bağlanır
- Təşkilat daxilində quraşdırıla bilər
Ehtiyac testi
DocumentFlow sənəd axınınıza nə dərəcədə uyğundur?
8 sual, iki dəqiqə. Sonda DocumentFlow-un sənəd axınınıza uyğunluq hesabatını və onun səbəblərini görün.
- Sənəd həcmi
- Təsnifat
- Arxiv yoxlaması
- Audit
Tez-tez soruşulanlarDocumentFlow haqqında
DocumentFlow haqqında
qısa cavablar.
DocumentFlow hansı mənbələrdən sənəd oxuyur?
SharePoint və fayl mənbələrindən sənəd oxuyur. İlk skandan sonra yalnız dəyişən sənədlər yenidən emal olunur.
Sənəd növləri necə müəyyən edilir?
Hər sənəd növünə və kitabxanasına görə təsnif edilir. Qeyri-müəyyən hallar baxış növbəsinə düşür və istifadəçi təsnifatı təsdiqləyir və ya dəyişdirir.
Dublikatlar necə tapılır?
Sənədin məzmun xülasəsi müqayisə edilir. Tam eyni olan sənədlər qruplaşdırılır və qrupun yeganə əsas nüsxəsi işarələnir.
Hansı sənədlər arxivə göndərilir?
Yalnız təşkilatın müəyyən etdiyi dərc qaydasına uyğun sənədlər, məsələn, imzalanmış və yekun versiyalar. Layihələr, imzalanmamış versiyalar və dublikatlar arxivə göndərilmir.
Qərarın səbəbini görə bilərikmi?
Bəli. Hər sənəd üçün qərar addım-addım qeydə alınır; hansı əlamətin hansı nəticəyə gətirdiyi və qərarın etibarlılıq balı sənədlə birlikdə görünür.
Sənədlərin etibarlılığı yoxlanıla bilərmi?
Bəli. Hər sənəd növü üçün yoxlama metodu müəyyən edilir: e-Devlet barkodlu sənədlər QR oxunaraq rəsmi xidmətdən, hesabat ünvanı olan sənədlər isə xarici sistemdən yoxlanılır. Qaydaya görə insan təsdiqi tələb edən növlər baxış növbəsinə düşür.
Təşkilat daxilində quraşdırıla bilərmi?
Bəli. DocumentFlow Butterfly platforması üzərində işləyir və təşkilat daxilində quraşdırıla bilər; giriş Butterfly'ın icazə modelinə görə verilir.