副本与版本
同一文档的副本存放在不同位置，无法确定哪一份是原件。
您的文档将被读取、分类，
审批通过后归档。
智能文档处理与企业文档管理。
DocumentFlow 读取您文件来源中的文档，按类型分类，按类型提取元数据，并查找完全相同的副本。文档依据按类型定义的规则进行验证，必要时通过 e-Devlet 二维码查询和外部系统检查完成验证。可疑或敏感文档进入审核队列；只有符合您规则的文档才会发布到目标档案库。
SharePoint 与文件来源e-Devlet 与基于规则的验证副本识别人工审批与决策轨迹
全部审核中可以发布副本
| 文件 | 类型 | 文档库 | 状态 |
|---|---|---|---|
| 服务合同 | 合同 | 法务 | 可以发布 |
| 供应商往来函件 | 往来函件 | 采购 | 审核中 |
| 技术评估报告 | 报表 | 项目 | 可以发布 |
| 服务合同（副本） | 合同 | 法务 | 重复 |
| 合同草稿 | 合同 | 法务 | 未签署 |
1已读取来源已从源文件夹获取文档
2已识别类型合同，法务文档库
3已提取元数据合同方、文档日期、主题
4副本检查已比较内容哈希值
5签署与版本已签署的最终版本
决策发布到档案库符合发布规则
置信度评分
证书 · 按类型、文档库和状态分类的文档示意性 DocumentFlow 界面 · 示例数据
问题哪份文档是原件，
哪份文档是原件，
哪份是副本？
多年来，文档在不同文件夹和共享空间中不断累积。同一份合同的多个副本、草稿和最终版本并存。要决定哪份文档应当归档，只能逐一打开阅读。
手动分类
要确定文档的类型和元数据，必须逐一打开阅读每份文档。
失控的档案库
如果草稿或未签署版本混入档案库，档案库的可信度就会下降。
如何运作？从来源到档案库
从来源到档案库
只需四步。
DocumentFlow 将 Butterfly 的智能文档处理（IDP）能力以产品形式提供：读取文档，判断文档类型，提取所需信息，并按规则决定是否归档。
- 1
连接来源
读取您 SharePoint 或文件来源中的文档；后续同步仅处理有变更的文档。
- 2
分类
每份文档按类型和文档库进行分类，并填写为该类型定义的元数据字段。
- 3
验证与审核
每份文档均按其类型的规则集进行验证：e-Devlet 二维码和条形码查询、外部系统检查、文档最长有效期。副本与原件关联；可疑或敏感文档进入审核队列，作出的决策写回 Butterfly。
- 4
发布到档案库
仅将符合发布规则的文档（例如已签署的最终版本）发送到目标档案库。
- 13 种文档类型，各有其规则集HSE 团队的规则被定义为文档类型：验证方式、文档最长有效期和审核要求。
- e-Devlet 与外部系统验证SGK 入职申报通过读取二维码经由 e-Devlet 完成验证，无需人工干预。
- 敏感文档需人工审批无犯罪记录证明等类型按规则进入 DocumentFlow 审核队列。
- 决策写回 Butterfly审批通过或驳回的结果连同决策人和备注一并记录。四项实时端到端测试全部通过。
发布规则只有符合规则的文档
只有符合规则的文档
才会进入档案库。
每份文档的决策都会逐步记录。审核人员可以在文档旁看到哪个标识导致了哪个结果以及决策的置信度评分；在情况不明确时，由人作出最终决定。
进入档案库的文档
- 符合机构所定义发布规则的文档（例如已签署的最终版本）
- 在完全相同的副本中被标记为原件的唯一文档
不进入档案库的文档
- 草稿与未签署版本
- 原件的副本；这些副本与原件关联
- 尚未完成审核的可疑文档
能力文档处理
文档处理
所需的一切。
增量同步首次扫描后，仅重新处理有变更的文档；必要时执行完整扫描。
类型与文档库分类文档按机构的文档库结构进行分类，分类结果可在审核界面中更正。
按类型提取元数据每种文档类型都定义了各自的字段集；字段按类型配置为日期、列表或文本。
副本识别通过内容哈希值找出完全相同的副本，并将其与原件关联。
证书验证通过 e-Devlet 二维码和条形码查询、外部系统检查以及按类型设定的规则集，文档自动完成验证；敏感类型转交人工审批。
基于权限的访问文档访问权限依据 Butterfly 的权限模型授予；文档与流程集成运行。
适用于哪些团队？文档量大、
文档量大、
档案至关重要的团队。
法务与合同团队
法律顾问、合同管理为什么？ ↻为什么？
如果无法确定合同的哪个版本有效，在档案库中搜索也无法令人放心。
主要用途已签署的最终版合同以正确的元数据进入档案库，草稿则被排除在外。
法律顾问、合同管理质量与文件控制
质量保证、文件控制为什么？ ↻为什么？
审计时，需要能够说明某份文档为何存放在该文档库中。
主要用途受控文件按类型分类，每项决策连同依据均可追溯。
质量保证、文件控制档案与记录管理
企业档案、信息管理为什么？ ↻为什么？
不清除副本就迁移档案，只会把问题带到新的档案库。
主要用途清除分散文件夹中文档的副本，并将其迁移到一个井然有序的档案库中。
企业档案、信息管理
信任与控制最终决定权
最终决定权
在于人。
在情况不明确时，DocumentFlow 不会自行作出决策。决策连同依据一并记录，文档按权限开放，只有符合规则的文档才会进入档案库。
控制
- 可疑文档审核队列
- 审批通过、驳回和重新分类
- 逐步的决策轨迹与置信度评分
- 发布规则由机构确定
Platform
- 基于 Butterfly 的企业文档管理
- 基于权限的访问控制
- 文档流程通过 App Builder 和 No-Code API Builder 与您自己的流程相连接
- 支持本地部署
需求测试
DocumentFlow 与您文档流程的契合度如何？
8 个问题，两分钟。最后查看 DocumentFlow 与您文档流程的适配评分卡及其原因。
- 文档数量
- 分类
- 档案控制
- 审计
常见问题关于 DocumentFlow 的
关于 DocumentFlow 的
简要解答。
DocumentFlow 从哪些来源读取文档？
从 SharePoint 和文件来源读取文档。首次扫描后，仅重新处理有变更的文档。
如何确定文档类型？
每份文档按类型和文档库进行分类。情况不明确时进入审核队列，由用户确认或更改分类。
如何查找副本？
比较文档的内容哈希值。完全相同的文档归为一组，并为该组标记唯一的原件。
哪些文档会进入档案库？
仅限符合机构所定义发布规则的文档，例如已签署的最终版本。草稿、未签署版本和副本不会发送到档案库。
我们能否看到某项决策的原因？
可以。每份文档的决策都会逐步记录；哪个标识导致了哪个结果以及决策的置信度评分，均与文档一起显示。
能否验证文档的有效性？
可以。每种文档类型都定义了验证方式：带 e-Devlet 条形码的文档通过读取二维码向官方服务核验，带报告地址的文档向外部系统核验。按规则需要人工审批的类型进入审核队列。
可以本地部署吗？
可以。DocumentFlow 运行在 Butterfly 平台上，支持本地部署；访问权限依据 Butterfly 的权限模型授予。