Kopyalar ve sürümler
Aynı belgenin kopyaları farklı yerlerde durur; hangisinin asıl olduğu belli değildir.
Belgeleriniz okunur, sınıflandırılır,
onaydan sonra arşive gider.
Akıllı belge işleme ve kurumsal doküman yönetimi.
DocumentFlow, dosya kaynaklarınızdaki belgeleri okur, türüne göre sınıflandırır, türe göre meta verisini çıkarır ve birebir kopyaları bulur. Belgeler türüne göre tanımlı kurallarla, gerektiğinde e-Devlet QR sorgulaması ve dış sistem kontrolleriyle doğrulanır. Şüpheli ya da hassas belgeler inceleme kuyruğuna düşer; yalnız kuralınıza uyan belgeler hedef arşive yayınlanır.
SharePoint ve dosya kaynaklarıe-Devlet ve kural bazlı doğrulamaKopya tespitiİnsan onayı ve karar izi
TümüİncelemedeYayına hazırKopyalar
| Belge | Tür | Kütüphane | Durum |
|---|---|---|---|
| Hizmet sözleşmesi | Sözleşme | Hukuk | Yayına hazır |
| Tedarikçi yazışması | Yazışma | Satın alma | İncelemede |
| Teknik değerlendirme raporu | Rapor | Proje | Yayına hazır |
| Hizmet sözleşmesi (kopya) | Sözleşme | Hukuk | Kopya |
| Sözleşme taslağı | Sözleşme | Hukuk | İmzasız |
1Kaynak okunduBelge kaynak klasörden alındı
2Tür belirlendiSözleşme, hukuk kütüphanesi
3Meta veri çıkarıldıTaraflar, belge tarihi, konu
4Kopya kontrolüİçerik özeti karşılaştırıldı
5İmza ve sürümİmzalı, nihai sürüm
KARARArşive yayınlaYayın kuralına uyuyor
Güven puanı
Belgeler · Türe, kütüphaneye ve duruma göre ayrılmış belgelerTemsili DocumentFlow ekranı · örnek veri
SorunHangi belge asıl,
Hangi belge asıl,
hangisi kopya?
Belgeler yıllar içinde farklı klasörlerde ve paylaşım alanlarında birikir. Aynı sözleşmenin birden fazla kopyası, taslak ve nihai sürümleri yan yana durur. Hangi belgenin arşive girmesi gerektiğine karar vermek, belgeleri tek tek açıp okumayı gerektirir.
Elle sınıflandırma
Belgenin türünü ve meta verisini belirlemek için her belgeyi açıp okumak gerekir.
Kontrolsüz arşiv
Taslak ya da imzasız sürümler arşive karışırsa, arşive duyulan güven azalır.
Nasıl çalışır?Kaynaktan arşive
Kaynaktan arşive
dört adım.
DocumentFlow, Butterfly'ın akıllı belge işleme (IDP) yeteneğini bir ürün olarak sunar: belgeyi okur, ne olduğunu belirler, gerekli bilgiyi çıkarır ve arşive gidip gitmeyeceğine kurala göre karar verir.
- 1
Kaynağa bağlanın
SharePoint veya dosya kaynağınızdaki belgeler okunur; sonraki senkronlarda yalnız değişen belgeler işlenir.
- 2
Sınıflandırın
Her belge türüne ve kütüphanesine göre ayrılır; türe göre tanımlı meta veri alanları doldurulur.
- 3
Doğrulayın ve inceleyin
Belge, türünün kural setiyle doğrulanır: e-Devlet QR ve barkod sorgulaması, dış sistem kontrolü, azami belge yaşı. Kopyalar asıl belgeye bağlanır; şüpheli ya da hassas belgeler inceleme kuyruğuna düşer ve verilen karar Butterfly'a geri yazılır.
- 4
Arşive yayınlayın
Yalnız yayın kuralına uyan belgeler (ör. imzalı ve nihai) hedef arşive gönderilir.
SahadanTaşeron girişinde belgeler
Taşeron girişinde belgeler
5 dakikada bir doğrulanıyor.
Uluslararası bir kablo üreticisinin Türkiye tesisinde, taşeron ve ziyaretçi giriş belgelerinin otomatik doğrulanması için bir PoC kuruldu ve canlı ortamda gerçek belgelerle test edildi.
Use case'i okuyun- 13 belge türü, kendi kural setiyleHSE ekibinin kuralları belge türü olarak tanımlandı: doğrulama yöntemi, azami belge yaşı, inceleme zorunluluğu.
- e-Devlet ve dış sistem doğrulamasıSGK işe giriş bildirgesi, insan müdahalesi olmadan QR okunarak e-Devlet üzerinden doğrulandı.
- Hassas belgelerde insan onayıAdli sicil gibi türler kural gereği DocumentFlow inceleme kuyruğuna düştü.
- Karar Butterfly'a geri yazıldıOnay ya da red; karar veren ve not ile birlikte kayda işlendi. Canlı uçtan uca testlerin dördü de başarılı.
Yayın kuralıArşive yalnız
Arşive yalnız
kurala uyan belgeler gider.
Her belge için karar adım adım kaydedilir. İnceleyen kişi, hangi işaretin hangi sonuca götürdüğünü ve kararın güven puanını belgeyle birlikte görür; belirsiz durumlarda son söz insandadır.
Arşive giden belgeler
- Kurumun tanımladığı yayın kuralına uyanlar (ör. imzalı ve nihai sürüm)
- Birebir kopyalar arasında asıl olarak işaretlenen tek belge
Arşive gitmeyen belgeler
- Taslaklar ve imzasız sürümler
- Asıl belgenin kopyaları; bunlar asıl belgeye bağlanır
- İncelemesi tamamlanmamış şüpheli belgeler
YeteneklerBelge işleme için
Belge işleme için
gereken her şey.
Artımlı senkronİlk taramadan sonra yalnız değişen belgeler yeniden işlenir; gerektiğinde tam tarama yapılır.
Tür ve kütüphane sınıflandırmasıBelgeler kurumun kütüphane yapısına göre ayrılır; sınıflandırma inceleme ekranından düzeltilebilir.
Türe göre meta veriHer belge türü için kendi alan seti tanımlanır; alanlar türüne göre tarih, liste ya da metin olarak düzenlenir.
Kopya tespitiİçerik özetiyle birebir kopyalar bulunur; kopyalar asıl belgeye bağlanır.
Belge doğrulamae-Devlet QR ve barkod sorgulaması, dış sistem kontrolü ve tür bazlı kural setiyle belgeler otomatik doğrulanır; hassas türler insan onayına gider.
Yetki bazlı erişimBelgelere erişim Butterfly'ın yetki modeline göre verilir; belgeler süreçlerle entegre çalışır.
Hangi ekipler için?Belgesi çok,
Belgesi çok,
arşivi kritik olan ekipler.
Hukuk ve sözleşme ekipleri
Hukuk müşavirliği, sözleşme yönetimiNeden? ↻Neden?
Bir sözleşmenin hangi sürümünün geçerli olduğu belli değilse, arşivde arama yapmak güven vermez.
Ne işe yararİmzalı ve nihai sözleşmelerin arşive doğru meta veriyle girmesi, taslakların dışarıda kalması.
Hukuk müşavirliği, sözleşme yönetimiKalite ve doküman kontrol
Kalite güvence, doküman kontrolNeden? ↻Neden?
Denetimde bir belgenin neden o kütüphanede olduğunu gösterebilmek gerekir.
Ne işe yararKontrollü dokümanların türüne göre sınıflanması ve her kararın gerekçesiyle izlenebilmesi.
Kalite güvence, doküman kontrolArşiv ve kayıt yönetimi
Kurumsal arşiv, bilgi yönetimiNeden? ↻Neden?
Kopyalar ayıklanmadan yapılan arşiv taşıması, sorunu yeni arşive taşır.
Ne işe yararDağınık klasörlerdeki belgelerin kopyalardan ayıklanarak tek bir düzenli arşive taşınması.
Kurumsal arşiv, bilgi yönetimi
Güven ve kontrolSon söz
Son söz
insanda.
DocumentFlow belirsiz durumlarda kendi başına karar vermez. Kararlar gerekçesiyle kaydedilir, belgeler yetkiye göre açılır ve arşive yalnız kurala uyan belgeler gider.
Kontrol
- Şüpheli belgeler için inceleme kuyruğu
- Onay, ret ve yeniden sınıflandırma
- Adım adım karar izi ve güven puanı
- Yayın kuralı kurum tarafından belirlenir
Platform
- Kurumsal doküman yönetimi Butterfly üzerinde
- Yetki bazlı erişim kontrolü
- Belge akışı App Builder ve No-Code API Builder ile kendi süreçlerinize bağlanır
- Kurum içine kurulabilir
İhtiyaç testi
DocumentFlow belge akışınıza ne kadar uygun?
8 soru, iki dakika. Sonunda DocumentFlow'un belge akışınıza uygunluk karnesini ve nedenlerini görün.
- Belge hacmi
- Sınıflandırma
- Arşiv kontrolü
- Denetim
Sık sorulanlarDocumentFlow hakkında
DocumentFlow hakkında
kısa cevaplar.
DocumentFlow hangi kaynaklardan belge okur?
SharePoint ve dosya kaynaklarından belge okur. İlk taramadan sonra yalnız değişen belgeler yeniden işlenir.
Belge türleri nasıl belirlenir?
Her belge türüne ve kütüphanesine göre sınıflandırılır. Belirsiz durumlar inceleme kuyruğuna düşer ve kullanıcı sınıflandırmayı onaylar ya da değiştirir.
Kopyalar nasıl bulunur?
Belgenin içerik özeti karşılaştırılır. Birebir aynı olan belgeler gruplanır ve grubun tek asıl kopyası işaretlenir.
Hangi belgeler arşive gider?
Yalnız kurumun tanımladığı yayın kuralına uyan belgeler, örneğin imzalı ve nihai sürümler. Taslaklar, imzasız sürümler ve kopyalar arşive gönderilmez.
Bir kararın nedenini görebilir miyiz?
Evet. Her belge için karar adım adım kaydedilir; hangi işaretin hangi sonuca götürdüğü ve kararın güven puanı belgeyle birlikte görünür.
Belgelerin geçerliliği doğrulanabilir mi?
Evet. Her belge türü için doğrulama yöntemi tanımlanır: e-Devlet barkodlu belgeler QR okunarak resmi servisten, rapor adresi olan belgeler dış sistemden kontrol edilir. Kural gereği insan onayı isteyen türler inceleme kuyruğuna düşer.
Kurum içine kurulabilir mi?
Evet. DocumentFlow, Butterfly platformu üzerinde çalışır ve kurum içine kurulabilir; erişim Butterfly'ın yetki modeline göre verilir.